云南大学因公临时出国(及港澳)任务办理步骤
一、 受理因公临时出国(境)任务的条件:
1、 前一年度向学校申报因公临时出国(境)计划并通过省外办审批的;
2、 如因特殊原因前一年未能申报的,在申请人所在学校/部门内进行协调后获得计划指标的;
3、 申报出访任务时距离出访仍有充足时间(3个月)用于校内审批、省外办审批、申请签证
若不满足上述条件的,我处概不受理。
二、 校内审批
1、申办人按照材料清单下载附件中的表格,并严格按照以下材料种类及其要求进行填写并完成必要的签章,之后报送至我处初审:
a、教职工出国任务审批表A(处级)/B(非处级),纸质1份 |
e、出访总体日程,纸质2份 |
b、因公临时出国(赴港澳)人员备案表,纸质每人3份 |
f、团组责任承诺书,纸质1份 |
c、外方邀请函+翻译,纸质3份 |
g、因公电子护照申请表,纸质每人1份 |
d、外方日程+翻译,纸质3份 |
h、出国人员情况登记表,纸质每人1份 |
2、经我处初审后自行至财务处审批;
3、在完成相关职能部门审批后报学校党委审批;
三、 省外办进行出访任务审批 我处工作人员将申报材料交予申办人,由申办人自行送交省外办。
四、 省外办制作公务普通护照
1、首次申请公务护照的老师请携身份证到省外办办证大厅录入指纹;
2、将《因公电子护照申请表》及《护照、通行证核查表》提交至省外办办证大厅制证;
五、 申请签证
准备下列材料至省外办办证大厅办理签证:
(1)省外办回执、(2)出国人员情况登记表、(3)申请出国签证事项表、
(4)申请出国签证事项表附表、(5)各国国别签证材料 http://www.yfao.gov.cn/bszn/ygcgj/wgqzcl/
六、 出国购汇及核销
1、 获得省外办出具的《出国(赴港澳)任务批件》/《赴台任务批件》;
2、 根据《出国用汇标准》以及《出国任务批件》的费用负担方式的说明填写《云南省非贸易非经营性用汇申请表》;
3、 将此表打印一份,携带《出国(赴港澳)任务批件》/《赴台任务批件》原件到我处核对确认;
4、 根据《云南省非贸易非经营性用汇申请表》用汇预算金额编制借取限额支票的借款报告;
5、 凭借款报告、批件复印件、用汇申请表原件各一份至校财务处借取限额支票;
6、 致电中国银行云南省分行(电话:63105810)预约;
7、 预约后携带以下材料至中国银行云南省分行办理购汇(对公窗口9-10号):
a、批件原件、复印件各一份、原件供查验、银行收走复印件 |
b、一张限额支票 |
c、《云南省非贸易非经营性用汇申请表》1式4份,签章完备 |
d、加盖校章的邀请函、日程及邀请函日程翻译件; |
七、 回国报到
1、 回国后将以下材料进行扫描,并将扫描件发送至我处(JPG格式图片):
(1) 团组所有人的护照的:护照信息页、签证页、出入境记录章所在页
(2) 团组出国任务批件
2、 回国后3工作日内携返回确认书及护照到我处报到,并于回国后5个工作日内将返回确认书连同所有团组成员的护照交还省外办、并向我处提交出访总结报告;
八、用汇核销办理流程
(1)回国后对照《云南省非贸易非经营性用汇申请表》中申报的项目、金额和币种核算各项目花费金额,填写《云南省非贸易非经营性用汇核销(退汇)发布书》,并携带境外消费的票据到我处进行核实确认;
(2)如需退汇,请携带签章齐备的《云南省非贸易非经营性用汇核销(退汇)发布书》(一式四份)至中国银行云南省分行(对公窗口9-10号)办理退汇;
(3)至校财务处报账;
因公临时出国(及港澳)审批材料清单及步骤
校内审批 |
材料名称 |
填报要求 |
1、教职工出国任务审批表A(处级)/B(非处级) |
提交纸质版1式1份,电子版1份 1、需注意经费预算处的“经费项目名称”; 2、“所在本院部门意见”处党政领导皆需签字并签上“情况属实,同意派出”并加盖院章与党章; 3、请在“团组出访承诺处”签字; 4、依次到国际处、财务处、人事处、(外事校领导)、(保密委)签署意见然后返回国际处; |
2、因公临时出国(赴港澳)人员备案表 |
提交纸质版3份,电子版1份 1、 请在“工作单位及职务、是否为涉密人员及涉密等级”处填写“云南大学XX学校/处(单位),XX(职务/职称),”如不是涉密人员处的末尾处加上“否”; 2、 家人的“工作单位、职务及居住地(是否取得外国国籍、境外长期或永久居留权)”处,如果家人不符合括号中的情况请在末尾加上“否”,居住地需详细至门牌号; 3、 请规范填写出访人员以其家人的政治面貌,如党员应填“中共党员”、民盟应填“民盟盟员”、无党派的请填写“群众”,子女是学生的请填写“共青团员”/“少先队员”/“群众” 4、 家人中如有已故的,仍需填写称谓及姓名,在年龄栏填写已故,之后可不填 5、 “出国(境)任务、所赴国家(地区)及停留时间”填写格式为:应 XX 邀请赴 XX 国家(地区)参会(需注明会议名称)/访问/学术交流/互助研究/进修,为期 天,从 XX 年 XX 月 XX 日-XX 年 XX 月 XX 日 ; 5、“在团组中拟任职务”处,只有一人出访时即为团长/多人视具体情况填写“团员或团长”; 6、“人员派出单位意见”3份中其中1份此处空着,另外2份请单位党务领导签字,并签署:情况属实,同意派出。 |
3、外方邀请函+翻译 |
提交纸质版3份(其中1份加盖校章),电子版1份 邀请函中需说明: 1、被邀请人姓名、所在单位及职务; 2、详细访问目的; 3、邀请的具体日期; 4、邀请方的联系方式、通讯地址; 5、费用负担方式; 6、邀请人亲笔签名(及单位公章) 邀请函翻译件需将邀请人姓名及所在单位名称和地址翻译为中文 |
4、外方日程+翻译 |
提交纸质版3份(其中1份加盖校章),电子版1份 由邀请方出具,至少需以半天为单位列出当天公务,并加上出国及回国的日期; |
5、出访总体日程 |
提交纸质版2份(其中1份加盖校章),电子版1份 用中文撰写,内容覆盖出国(境)所有时间,至少以半天为单位列出当天公务,拟定出国回国及国外城市间移动路线,并注明航班号、航班起降时间和日期。 |
6、团组责任承诺书 |
提交纸质版1份,团长及全体团员签名,指定团组具体联系经办人并注明联系方式 |
7、出访人员情况统计表 |
提交电子版1份,填写出访人姓名、出生年月、年龄、所在单位、职务 |
8、因公临时出国(境)团组信息登记表 |
提交电子版1份,填写出访人出访任务、出访具体时间、出访天数、出访地、出访事由、批复机关 |
省外办审批 |
(9、到省外办录指纹) |
首次申请公务护照的老师请携身份证到省外办办证大厅录入指纹 |
10、因公电子护照申请表 |
提交纸质版1份,电子版1份 贴照片、贴身份证复印件、签字; |
11、出国人员情况登记表 |
提交纸质版1份,电子版1份 别上签证照片、尾部签字; |
签证 |
12、申请出国签证事项表 |
提交电子版1份,填写第3栏~第7栏 |
13、国别签证材料 |
参见http://www.yfao.gov.cn/bszn/ygcgj/wgqzcl/ |
批汇 购汇 |
14、云南省非贸易非经营性用汇申请表(1式4份,需签章) |
15、限额支票 凭借款报告及批件复印件及用汇申请表原件到财务处借取 |
16、携限额支票、批件、邀请函、日程及邀请函日程翻译件到中行省分行(交三桥)办理购汇 |
回国报到 |
17、回国后3工作日内携黄色的返回确认书及护照到我处报到 |
18、提交团组出访总结报告 学校抬头、团长签字、单位公章 |
19、回国后5工作日将返回确认书连同所有团组成员的护照交还省外办 |
核销退汇 |
21、云南省非贸易非经营性用汇核销(退汇)发布书 (1式4份,需签章) |
(21、如需退汇的到中行省分行(交三桥)退汇) |
22、校财务处核销报账 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|